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Comment organiser un tournoi sportif ?

Votre tournoi arrive et vous souhaitez qu'il reflète votre passion du sport et soit un moment de convivialité ? Nous vous aidons à relever le challenge en vous décrivant les étapes primordiales pour un événement sportif réussi au sein de votre club !

1. Définir des objectifs

Il est important que vous fixiez avant tout les objectifs que vous désirez pour votre club : le nombre de participants ? Le type de public ? Les valeurs que vous voulez transmettre ? Événement payant ou non payant ? Ces points sont indispensables pour le bon déroulement du tournoi.

2. Bien cibler les participants

Votre cible demandera des activités différentes selon qui elle est. Si votre tournoi sportif vise les jeunes/adultes, il faut penser à une soirée d’après-tournoi. À l’inverse, si les enfants sont votre public, pensez à préparer un goûter et prévoir une zone détente (Exemple : une aire de jeu).

Quand votre cible est définie, créez les équipes qui vont se rencontrer durant le tournoi. Pour s’assurer de la bonne direction et organisation de votre compétition sportive, il est important de récupérer tous les éléments sur la santé physique des participants. Que ce soit pour les documents “personnels” ou les documents du tournoi (ordre de passage, résultats, etc.), n’oubliez pas d’imprimer l’ensemble des justificatifs et de les organiser dans un classeur.

Enfin, si vous voulez un maximum de visibilité, contactez les bons médias ! L’intérêt de faire appel aux bons médias est d’obtenir une couverture médiatique importante. Ainsi, vous permettrez à votre club d’attirer de futurs sponsors et de futurs partenaires.

3. Choisir un lieu adapté

Dans la préparation d’un tournoi sportif, le choix du lieu est un élément déterminant dans la réussite de l’événement. Généralement, vous pouvez organiser votre tournoi au sein même de votre club, mais parfois, par soucis de place ou de planning, il est nécessaire de changer de lieu.

Il faut donc penser à diverses questions pour répondre au mieux au besoin de tous : accès à un parking, desservi par les transports en commun, accessible pour les personnes à mobilité réduite, combien de personnes le lieu peut-il accueillir, les équipements dont il dispose, etc.
Enfin, pensez aux assurances et licences si le tournoi n’a pas lieu dans votre club (les ventes de nourriture et d’alcool sont soumises à des règles spécifiques).

4. Établir un budget prévisionnel

Le budget évoluera tout au long de l’organisation, mais ça ne l’empêche pas d’être anticipé un maximum pour avoir une idée de celui-ci. Il est possible de bénéficier de subvention et/ou soutien via des sponsors.

Que ce soit votre première préparation de tournoi ou pas, nous vous conseillons de faire au minimum 3 demandes de devis pour chaque service attendu. N’oubliez pas d’ajouter à votre budget les recettes estimées lors du jour j.

Il est important de rentrer toutes les dépenses, même les plus minimes !

5. Communiquer autour de l’événement

Vos objectifs sont définis, les cibles et lieu validés, votre budget fixé… Le dernier élément et celui qui est le plus décisif dans la réussite de votre tournoi : la communication autour de votre événement !

Sans communication, vous ne vendrez pas de billets, vous n’attirerez pas le public préalablement souhaité et les médias ne se déplaceront pas (ou bien feront une mauvaise pub).

Alors que faire ? Réseaux sociaux, prospectus, affichage, flyers.. Nombreuses sont les actions possibles pour faire connaître un événement. Attention, pour certaines d’entres-elles, il est nécessaire de se renseigner auprès des services adéquats pour être en règle.

Et pour aller plus loin ?

Besoin de matériel pour votre événement ? Médailles, coupes, sonorisation, rubalise et autres… Retrouvez l’ensemble de nos produits pour vos événements sportifs sur notre site.

Vous êtes maintenant prêt à organiser un tournoi sportif au sein de votre club !

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