1- Anticiper l’organisation
Une soirée comme celle-ci ne s’improvise pas. Voilà pourquoi il convient de travailler à son organisation très en amont. L’idéal étant de commencer à réfléchir dès le mois de septembre !
2- Constituer un comité d’organisation
Pour plus d’efficacité, formez un comité d’organisation chargé du “dossier”. Une équipe constituée de bénévoles, lesquels devront réfléchir aux modalités de la manifestation: choix de la salle, des invités, des objectifs de la soirée, fixer les critères de récompenses, trouver des cadeaux, etc.
3- Inviter tous les licenciés jusqu’aux U13
Difficile, pour des raisons de logistiques d’abord, d’inviter l’ensemble du club à cette manifestation ! Et comme l’arbre de Noël concerne avant tout les enfants, il apparaît opportun d’inviter les licenciés et leurs parents, jusqu’en U13.
4- Impliquer les parents
Que ce soit dans le cadre de l’organisation ou du déroulement de la soirée (buvette, entrée, animation…), n’hésitez pas à impliquer les parents. Un moyen de les rendre acteurs et non pas seulement spectateurs de l’événement. Cela permet de mieux se connaître, de resserrer les liens, de fédérer, mais aussi, pourquoi pas, d’attirer de nouveaux bénévoles…
5- Trouver des animations
Outre la mise en place d’un contexte convivial dans la salle, il convient de consigner le déroulé de la soirée. Un membre du comité d’organisation doit être chargé de l’animation micro (accueil, discours d’introduction…). Prévoir également une sono (musique de fond), mais aussi une animation spécifique telle qu’un magicien, par exemple ! Enfin, ne pas oublier de donner la parole à certains acteurs majeurs du club: responsable de catégorie, partenaires institutionnels, sponsors, histoire de les valoriser.
6- Ne pas récompenser que le sportif
Dans le choix des critères de récompense, les résultats sportifs ne doivent pas arriver en premier. Cette soirée doit plutôt être à l’occasion de mettre en avant une équipe et/ou un joueur pour son assiduité, son état d’esprit, son fair-play… Idem en ce qui concerne les dirigeants ou éducateurs méritants (investissement, nouveau diplôme, etc…)
7- Faire preuve d’imagination dans les cadeaux
Il y a d’abord un principe immuable : tous les licenciés doivent repartir de la soirée avec quelque chose. Les moyens des clubs étant limités, des papillotes feront très bien l’affaire !
En ce qui concerne les quelques récompenses spécifiques à attribuer, demandez à votre comité d’organisation de prendre contact avec les clubs professionnels de votre région pour obtenir des places de match et autres goodies.
8- Mettre un éclairage sur un ou plusieurs sponsors
En plus des récompenses faites aux licenciés du club, il apparaît essentiel de profiter de l’occasion pour valoriser un ou plusieurs partenaires privés. Par exemple, un sponsor ayant financé cette saison un équipement. Il appréciera. D’autant qu’il doit sentir que son geste a du sens, qu’il fait partie aujourd’hui de la vie du club.
9- Communiquer, faire savoir
Communiquer sur l’événement, au sens large du terme, est indispensable. D’abord en amont, que ce soit aux partenaires, sponsors et médias locaux, pour annoncer la manifestation. Mais aussi en aval, avec photos et résumé à publier sur le site internet ou sur les réseaux sociaux. L’objectif : renvoyer une image positive et dynamique du club.
10- Transmettre des messages
L’arbre de Noël est aussi l’occasion pour le président de l’association de prendre la parole devant les licenciés, parents, partenaires institutionnels et sponsors. À ce titre, son discours doit être soigneusement préparé afin de faire passer quelques messages, de montrer où en est l’évolution du club, etc. Un moment privilégié.
